Zápis z jednání nebo porady

Přiřaďte všechny poznámky z porad, kam patří. Papírovým evidencím nebo opisování do textového souboru dávno odzvonilo. S funkcionalitou Jednání máte všechny poznámky zaevidovány jedna dvě a ihned po skončení jednání můžete všem účastníkům odeslat zápis – na jedno kliknutí.

Nový záznam o jednání

V modulu Kontakty se nachází jedna nenápadná funkcionalita s názvem Jednání. Zde se sdružují všechny zápisy z nejrůznějších schůzek či porad. Pořízení záznamu je tak jednoduché, že ho můžete dělat přímo během setkání.

Do účastníků zařaďte pracovníky nebo osoby z kontaktů. Nezapomeňte vyplnit i ty, kterým má přijít zápis z jednání emailem (položka Na vědomí). Lze zadat jen emailovou adresu.

Omezte přístup

Nemusíte mít obavu svěřit evidenci i důvěrné informace.

Pokud si je chcete zaznamenat jen pro svou potřebu, označte záznam za soukromý. A nikdo jiný se k detailu nedostane.

Nebo omezte přístup na okruh osob z řad účastníků a těch, kterým je záznam dán na vědomí.

Pošlete záznam z porady

Záznam o jednání se osobám uvedeným v položce „Na vědomí“ nepošle automaticky. Zápis tak můžete dodatečně upravit a vyšperkovat k dokonalosti. Potom stačí v detailu kliknout na tlačítko „Odeslat zápis“.

Po úspěšném provedení akce se do detailu uloží seznam emailových adres, na které byl zápis odeslán a informace, kdy k tomu došlo.

Související záznamy

Jednání můžete založit také jako související záznam v jakémkoliv detailu (u faktury, zakázky, úkolu nebo třeba i v detailu jiného jednání).

I tento záznam z jednání je možné označit jako soukromý či omezený. Odeslání emailem provedete v detailu kliknutím na tlačítko „Odeslat zápis“.

Kde hledat zápisy?

Kromě přehledu Jednání v modulu Kontakty najdete záznam o jednání také v detailu osoby, která se jednání účastnila (modul Kontakty – přehled Osoby), v detailu kontaktu nebo v detailu toho záznamu, kde jste pro jednání použili funkci Související záznamy.

Pracovník pak na svém Portálu pracovníka vidí veškerá jednání, kterých byl účasten, nebo která mu byla dána na vědomí.